Saxenburgh: meer overzicht en tijdwinst met CareQ

Een wachtlijst die op verschillende plekken werd bijgehouden, een overvolle mailbox en cruciale cliëntinformatie verspreid over losse bijlagen. Voor Saxenburgh werd het steeds lastiger om grip te houden op aanmeldingen, zorgbemiddeling en spoedopnames. In dit klantverhaal delen Hester en Susan, beiden cliëntadviseur binnen Zorgbemiddeling Saxenburgh, en Laura, functioneel beheerder, hoe de organisatie de overstap maakte naar CareQ en wat dat hen heeft opgeleverd.

Toen overzicht ontbrak

Binnen Saxenburgh begon het proces steeds meer te schuren. Nieuwe aanmeldingen kwamen binnen via e-mail, wachtlijsten werden apart van elkaar beheerd en relevante cliëntinformatie was terug te vinden in lange mailconversaties. “Veel communicatie verliep via mail en telefoon, maar we hadden geen centrale plek om alles goed vast te leggen,” vertelt Hester.

Naast inefficiëntie speelde privacy een belangrijke rol. Gevoelige gegevens werden via bijlagen gedeeld met meerdere collega’s, zonder dat er één duidelijk overzicht bestond. Susan herkent dat: “Als een cliënt een andere locatie koos of een nieuwe indicatie kreeg, moesten we dat op meerdere plekken aanpassen. In het dossier, op de wachtlijst én in de bedbezetting. Dat zorgde voor dubbel werk en vergrootte de kans op fouten.”

Werken met losse lijsten en handmatige updates

Voor de komst van CareQ werkte Saxenburgh met afzonderlijke wachtlijsten en veel handmatige registraties. Elke wijziging betekende opnieuw bijwerken op verschillende plekken. “Je miste simpelweg één totaaloverzicht van de cliënt”, aldus Hester.

Ook voor managementinformatie was dat een uitdaging. Inzichten in crisisopnames, wachttijden en bezettingsgraden werden handmatig verzameld. “Dat betekende nóg meer lijstjes bijhouden”, zegt Hester. “Terwijl je juist realtime inzicht wilt hebben om goed te kunnen sturen.”

De keuze voor CareQ

De behoefte was helder: minder e-mailverkeer, betere privacyborging en één centrale omgeving voor alle cliëntinformatie. Die wens leidde tot de keuze voor CareQ.

CareQ brengt wachtlijstbeheer, bedbezetting en het volledige aanmeldproces, van eerste contact tot en met plaatsing, samen in één systeem. Ook managementinformatie, zoals doorlooptijden en actuele bezetting, is direct beschikbaar.

Met CareQ beschikt Saxenburgh over een gestructureerde manier om cliëntgegevens vast te leggen vanaf het eerste contactmoment. Geen losse Excelbestanden of papieren administratie meer, maar één centrale omgeving waarin direct zichtbaar is wie er wacht, hoe lang en met welke urgentie.

Over CareQ

CareQ is een oplossing voor zorgorganisaties die meer grip willen op aanmeldingen, wachtlijsten en plaatsingen. Het systeem brengt alle cliëntinformatie samen in één veilige en centrale omgeving: van eerste contact tot start van zorg. Dankzij realtime inzicht in doorlooptijden, urgenties en capaciteit ondersteunt CareQ zowel de dagelijkse praktijk als managementsturing. Bovendien is het flexibel in te richten, zodat het aansluit op de werkwijze van iedere organisatie.

Implementatie: maatwerk voor meerdere zorgstromen

Vanaf het begin was duidelijk dat de implementatie geen standaardtraject zou worden. Laura, als functioneel beheerder nauw betrokken, licht toe: “Binnen Saxenburgh werken we met verschillende zorgstromen: revalidatie, intramurale zorg en spoedzorg. Dat past niet in een standaard ‘one size fits all’-oplossing. We hebben CareQ echt samen ingericht.”

Een eerste belangrijke stap was het eenduidig maken van definities. “Wat noemen we een aanmelding? Wanneer spreken we van oriëntatie? Dat moet voor iedereen hetzelfde betekenen,” zegt Hester. “Anders ontstaan er verschillen in registratie.”

De grootste uitdaging zat in de flexibiliteit van het proces. Susan legt uit: “De route naar opname verschilt per cliënt. Soms stroomt iemand door vanaf de wachtlijst, maar bij spoed moet het traject versneld worden beoordeeld door een arts. Dan wil je stappen kunnen overslaan of juist teruggaan.” CareQ werd zo ingericht dat het werkproces aansluit op de praktijk en niet andersom.

Het resultaat: rust, overzicht en tijdswinst

Inmiddels merken medewerkers dagelijks het verschil. Het aantal interne mails is sterk afgenomen en communicatie verloopt gerichter. “Voorheen zag je door de bomen het bos niet meer in je mailbox”, vertelt Susan. “Nu staat alle relevante informatie overzichtelijk bij elkaar in CareQ.”

Ook tijdens multidisciplinaire overleggen levert dat tijdswinst op. Het volledige cliëntverhaal is direct inzichtelijk. Overplaatsingen vanuit revalidatie verlopen sneller, omdat het traject inclusief voortgang, eindsituatie en indicatieaanvraag al is vastgelegd. “Het proces is grotendeels voorbereid. Je hoeft in feite alleen nog maar voor te dragen en te plaatsen”, zegt Susan. Daarnaast heeft het management continu inzicht in actuele cijfers, wachttijden en bezetting. “Het geeft structuur”, vat Hester samen. “Je ziet wat afgerond is en wat nog aandacht vraagt. Dat werkt gewoon veel prettiger.”

Wat andere zorgorganisaties hiervan kunnen leren

Volgens Laura begint succes bij een goede voorbereiding en samenwerking. “Luister naar elkaar. Begrijp hoe medewerkers werken en hoe het systeem daarop kan aansluiten. Als je weet hoe het in de praktijk wordt gebruikt, kun je het ook optimaal inrichten.”

Benieuwd wat CareQ voor jouw organisatie kan betekenen?

Wil je meer grip op wachtlijsten, aanmeldingen en zorgbemiddeling? Ontdek hoe CareQ helpt om processen te stroomlijnen, privacy te waarborgen en realtime inzicht te creëren.

Vraag informatie aan

Over Saxenburgh

Saxenburgh is een regionale zorgorganisatie die een breed aanbod aan zorg levert, waaronder ziekenhuiszorg, ouderenzorg, revalidatie, thuiszorg en poliklinische zorg. Samen met partners in de regio zet Saxenburgh zich in om zorg zo dichtbij mogelijk bij inwoners te organiseren.